1. Частые кассовые разрывы
Одна из главных
задач финансовой службы — обеспечить непрерывный денежный поток. Если кассовые
разрывы часты, это признак неэффективной работы подразделения.
Плановый кассовый разрыв.
Для сезонного бизнеса кассовые разрывы не редкость, вопрос в том, как
с ними справляетесь. Посмотрите, как и насколько эффективно
финансисты восполняют дефицит денежных средств. Хороший признак, если
финансовая служба обходится без заемного капитала. Например, договаривается
с поставщиками и подрядчиками о переносе сроков оплаты.
Нежелательный,
но возможный способ закрыть кассовый разрыв — кредиты и займы.
Проверьте процентную ставку и сравните ее с предложениями
на рынке. Если ставка выше рыночной более чем на 5 процентов, это
говорит о неэффективной работе службы.
Негативный сигнал, если
о кассовом разрыве было заранее известно, а сотрудники не смогли
его вовремя нивелировать.
Внеплановый кассовый
разрыв. Вторая ситуация — угроза кассового разрыва есть,
но ее не указали в планах компании. Если такие прецеденты
случались более двух раз в году, нужно корректировать работу финансовой
службы.
Есть две основных причины
неожиданных кассовых разрывов: либо сотрудники не понимают, как работает
бизнес, либо нет постоянного мониторинга экономической ситуации.
Проверьте, какие
инструменты используют финансисты, чтобы контролировать денежный поток. Плохо,
если сотрудники финансовой службы не контролируют дебиторскую и кредиторскую
задолженность или у них нет платежного календаря.
Обратите внимание,
есть ли косвенные признаки рисков кассовых разрывов. Например, резко
и незапланированно выросли процентные расходы по займам или
овердрафтам. Это может быть сигналом, что у компании был дефицит денежных
средств, но казначейство закрыло кассовый разрыв заемными средствами
и не известило руководство. Или поставщики начали жаловаться, что
ваша компания не выполняет условия договоров и регулярно задерживает
выплаты за поставки.
Чтобы избежать
незапланированных кассовых разрывов, создайте платежный календарь с шагом
в день на текущий месяц. Все оплаты разделите на две категории.
К первой, высокоприоритетной, отнесите платежи, которые нужно перечислить
в установленные сроки. Все остальные оплаты — второстепенные, которые
можно отправить позже, без серьезных последствий для компании.
Наконец, предусмотрите
возможность оперативно закрыть кассовый разрыв. Например, заключите договор
с банком на услугу «Овердрафт» или договоритесь с акционерами
о финансовой помощи, если она понадобится.
2. Недостоверное планирование
В компании должен
быть актуальный годовой бюджет с детализацией по основным статьям
доходов и расходов в разрезе по кварталам и месяцам.
Анализируйте исполнение бюджета не реже раза в месяц. Если такой
информации нет — это признак неэффективной службы.
Чтобы определить,
насколько качественно планово-экономический отдел планирует бюджет, проведите
план-факт анализ его исполнения. Обратите внимание на размер отклонений
факта от плана. Если какая-либо статья отклонилась более чем
на 20–25 процентов — это признак неэффективной работы
финансистов.
Проведите интервью
с руководителем планово-экономического отдела. Убедитесь, что его
сотрудники используют правильные источники информации, чтобы составить план.
А также что допущения в бюджетной модели соответствуют регламенту.
3. Ошибки в управленческой отчетности
Руководство компании принимает
управленческое решение на основании информации из финансовой
отчетности. Финансовая служба эффективна, если представляет нужные документы
оперативно и при этом данные в них достоверны.
Чтобы завести финансовую
информацию в учетную систему, нужно время на ее обработку,
классификацию и предварительный анализ. Иногда приходится ждать
от контрагентов бухгалтерскую документацию, чтобы подтвердить затраты или
доходы компании. Чтобы оперативно закрыть период, финансисты собирают отчет,
в том числе и неподтвержденные данные, на эту сумму они делают
допущения исходя из статистики предыдущих периодов.
Проверьте, насколько
качественно сотрудники службы закрывают период и как они работают
с финансовой информацией. Для этого изучите статьи отчетности. Если среди
них присутствуют «Прочие расходы», в которых фигурируют значительные
суммы, или «Накладные расходы» без детализации, из чего они
состоят, — это признак неэффективной работы службы.
Чтобы предупредить ошибки
в отчетности, создайте и утвердите регламент закрытия отчетного
периода в управленческом учете. Назначьте ответственных сотрудников, кто
будет предоставлять информацию.
Если в отчетности
присутствуют статьи «Прочие расходы», определите их максимальный размер
в процентном выражении по отношению ко всем расходам. Например,
не более 5 процентов от всех затрат в месяц.
4. Поверхностный анализ фактических
показателей
После того как финансовая
служба сформировала отчетность, она должна проанализировать фактические
показатели, написать пояснительные записки, в которых объяснить отклонения
факта от плана и предложить мероприятия, которые минимизируют
отклонения в будущем.
Оцените качество
план-факт анализа исполнения бюджета. Если сотрудники не прокомментировали
статьи с отклонениями или комментарии есть, но состоят из общих
фраз, например, «прибыль меньше плановой из-за увеличения расходов…», это
признаки некомпетентности работников планово-экономического отдела.
Чтобы повысить качество
план-факт анализа, обязуйте экономистов по каждому значительному отклонению
фактического показателя от планового собирать письменные или устные
комментарии от руководителей соответствующего центра финансовой
ответственности. Так вы обеспечите диалог между финансовой службой
и основными подразделениями компании и избежите того, что экономисты
сами придумают причины отклонений.
5. Регулярные пени и штрафы
от налоговых служб
Разовые и небольшие
по суммам пени — нормальная ситуация в работе компании.
Например, перечислили налог в бюджет с опозданием на день или
в предыдущем периоде подали налоговую декларацию с неточностями.
Согласитесь, иногда
обстановка с платежами складывается так, что компании дешевле заплатить
пени за пару дней просрочки по налогам. Особенно если есть риск
потерять в разы больше на том, что вовремя не погасили обязательства
перед главными поставщиками сырья или не перечислили проценты банку.
Например, штрафные санкции по налоговым платежам составляют 1/300 ставки
рефинансирования в день от суммы просрочки, а штрафы
по отдельным коммерческим или кредитным договорам могут достигать пяти
процентов в день от суммы задолженности.
Если в вашей
компании постоянно возникают пени или штрафы после выездных или камеральных
налоговых проверок в размере трех и более процентов от годового
оборота фирмы — будьте уверены, это признак неэффективной работы
бухгалтеров.
Обратите внимание
на то, как бухгалтерия ведет налоговый учет и взаимодействует
с ФНС. Возможно, в учете хозяйственных операций присутствует
системная ошибка, которая повторяется каждый отчетный период.
Чтобы избежать возможных
штрафов от налоговиков, введите в компании процедуру аудита
документов и контроля нововведений в налоговом учете. Подумайте,
стоит ли привлечь внешних консультантов или создать собственный отдел
внутреннего аудита.
Комментариев нет:
Отправить комментарий